中标供应商提供的样品，什么时候退还？需要和采购文件一样保存15年吗？近日，有业内人士向记者咨询了中标供应商样品退还的相关问题。

样品不属于“采购文件”范畴，无须保存15年

《中华人民共和国政府采购法》（以下简称《政府采购法》）第四十二条要求采购人、采购代理机构妥善保存政府采购项目每项采购活动的采购文件，不得伪造、变造、隐匿或者销毁，且保存期限为从采购结束之日起至少保存15年。

那么，样品必须保存15年吗？《政府采购法》第四十二条第二款规定，需要保存的采购文件包括：采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。政府采购评审专家孙敏认为，该条款并未将中标人提供的实物样品直接纳入“采购文件”的法定范畴。因此，样品不必须保存15年。

确定样品退还时间需考虑样品用途

《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部令第87号，以下简称87号令）第二十二条规定，要按照招标文件的规定进行保管、封存中标人提供的样品，并将其作为履约验收的参考。但是并未规定保管的年限，关于何时退还中标供应商的样品应在招标文件中予以约定。

福建省财政厅政府采购咨询专家方立认为，确定退还中标供应商所提供样品的时间要考虑样品的用途，中标供应商的样品主要有三个方面用途：一是在履约验收阶段作为参考；二是在采购活动发生纠纷或者争议时作为证据使用；三是监管部门在监督检查、行政处罚中作为调查证据使用。方立告诉记者，将中标供应商的样品保存15年客观上难以实现，一般会在采购人履约验收合格后退还。

确定样品保存期限还需要考虑项目实际需要和样品本身的物理特性。新疆招标有限公司政府采购相关负责人姚佳告诉记者，中标供应商的样品一般会在履约验收合格后退还，某些分批供货项目的样品保存期限会更长。实践中，有些技术复杂的项目可能要求样品保存至质保期结束，而涉及长期质量追溯的行业可能延长保存期限。易腐、易变质、易污染的样品往往不具备长期保存的条件，在满足履约和配合监管部门的追溯期限后，采购人、采购代理机构可以适当缩短保存期限。

要注意，样品保管责任的分配与风险防控密切相关，采购人和代理机构要建立样品管理台账，记录样品的交接、检查及处置全过程，确保争议发生时具备完整的证据链。如果招标文件约定由采购代理机构负责样品保管，则采购代理机构需建立规范的样品登记、存储及处置流程，并承担保管期间的损毁、灭失风险。另外，样品处置最好有采购人和供应商的书面确认，避免引发纠纷。